Facilities/Events Manager

Descripción general:  

Contribuir al eficiente flujo del departamento administrativo y del funcionamiento óptimo de la oficina, así como dar servicio al personal, clientes y visitas de la empresa. Además de proporcionar ayuda para la organización de la logística de eventos en general de la compañía.

Estado De Trabajo

• Tiempo completo
• Salario
• Reporta a: Director empresas Retail
• Ubicación : Mexicali, Baja California
  
  

Actividades del Puesto: 

• Coordinar y supervisar funcionalidad y mantenimiento de los edificios y estacionamientos en conjunto con el administrador arrendador correspondiente.
• Coordinar simulacros y eventos oficiales de las comisiones de seguridad e higiene con el administrador arrendador correspondiente.
• Coordinar la comunicación oficial interna con personal en oficinas y personal foráneo.
• Recibir y atender visitas en oficinas: clientes, proveedores, compañeros de empresa, etc .
• Coordinar y supervisar traslados del personal, clientes o visitas a San Diego, Tijuana, Yuma, Calexico, etc.
• Llevar a cabo negociaciones con proveedores de mantenimiento, limpieza, servicios, agencias, entre otros.
• Coordinar la contratación de servicios de subcontrato tales como limpieza, fumigación, extintores, centro de copiado, renta del edificio.
• Coordinar y supervisar al personal de los servicios subcontratados.
• Coordinar y ejecutar las solicitudes de ampliación o movimiento de layout en áreas de trabajo.
• Coordinar, supervisar e instruir la ejecución de actividades del personal a su cargo, auxiliar de oficina, recepción y asistente administrativo.
• Supervisar que los convenios con hoteles se encuentren con tarifas dentro del rango de la política de gastos, en las necesidades de la empresa, firmados y actualizados.
• Supervisar que las pólizas de seguros se encuentren actualizadas, pagadas y distribuidas de las 6 empresas.
• Supervisar el control de gastos de caja chica y tarjetas corporativas.
• Supervisar la logística de diligencias fuera de oficina asignadas a su personal.
• Supervisar y autorizar las compras de insumos y suministros solicitados para el buen funcionamiento de la oficina. ( artículos limpieza , papelería , cafetería , muebles )
• Asignación de lugares de oficina para personas de nuevo ingreso, personas promovidas, practicantes, o ajustes de layout por reestructuras de personal.
• Revisar, filtrar y autorizar por medio de plataforma los reembolsos de gastos que sean solicitados por el personal a su cargo.
• Coordinar y supervisar el control de vehículos utilitarios en oficina.
• Coordinación, supervisión y ejecución de eventos dentro y fuera del grupo, tales como, Reuniones Generales por Empresa, Happy Half Hour , Sé Gowan, Festividades especiales, Posada, Brindis de Año Nuevo, Eventos Deportivos, Pláticas de Inducción, Working Lunch, G lobal G athering Yuma, entre otros (eventos 10-200 personas).
• Coordinación, supervisión y ejecución de eventos solicitados en específico por los Gerentes, ya sea dentro o fuera de Mexicali.
• Coordinar y ejecutar ocasionalmente diligencias específicas que solicitan los directivos.
• Mantener comunicación y coordinación con personal administrativo de Yuma.
• Actividades del día a día, solución de problemas, atención a las 6 empresas.
  
  

Educación

• Licenciatura administrativa o afín.
  
  

Experiencia/ Conocimientos / Habilidades

• 3 años o más en puesto similar.
• Bilingüe
• Manejo de plataforma Office, Internet, Outlook.
• Excelente actitud de servicio
• Liderazgo
• Iniciativa
• Dinamismo
• Discreción
• Confidencialidad
• Habilidad para relaciones públicas
• Habilidades de comunicación
• Escucha activa
• Organizado
• Precisión y atención al detalle
• Ética profesional
• Trabajo en equipo
• Habilidades para resolver problemas, manejo de conflictos
  
  

Expectativas Del Puesto / Condiciones De Trabajo

• Disponibilidad y flexibilidad de horario.
• Necesidad de Viajar: Ocasionalmente.