Coordinador Administrativo Sr.

Propósito
Asegurar el control presupuestal y contractual del proyecto asignado. Responsabilidades
Maneja eficientemente las herramientas tecnológicas disponibles: Procore, Primera Base, Teams, Sharepoint, Lapzo, Project

Documenta procesos y decisiones del cliente por medio de correos, cartas, minutas firmadas por el cliente.

Conoce datos importantes del proyecto, cliente, proveedores y del día a día del proyecto a nivel relaciones interpersonales

Entrega de información al gerente de proyecto en tiempo para la integración de estatus semanal de avance del proyecto

Puntualidad en las juntas con cliente y respeto de los horarios asignados para ellas

Detecta y aprovecha la necesidad del cliente para ofrecer servicios adicionales

Establece relaciones a largo plazo con su cliente a través del entendimiento de su negocio

Mantiene una relación cercana y cordial con el cliente y/o sponsor

Identifica y aporta elementos de valor agregado para el cliente

Registra, documenta y da seguimiento a los acuerdos y solicitudes del cliente durante las juntas

Administra y resguarda el archivo administrativo del proyecto, tiene las carpetas ordenadas, con índices y a la mano; separadas por áreas y por proveedor

Participación activa, tomar notas, tener lista la sala de juntas, llevar la agenda, llevar el tiempo de acuerdo a la agenda en juntas semanales, convocadas por el Gerente de Proyecto, internas y con cliente y proveedores.

Señala focos amarillos, naranjas y rojos al gerente y equipos de trabajo con respecto a la información que maneja, como: desviaciones de presupuesto, retraso en pagos, retraso en entrega de información por parte de los proveedores, falta de documentos para realizar contratos y/o fianzas.

Uso diario de metodología, formatos y acciones basadas en la forma de administrar proyectos Axioma

Asegura la calidad de obra, a través del control diario de la misma, exigencia a los contratistas y medición de procesos constructivos, solicitando la generación de un reporte semanal por contratista, el que se deberá entregar al gerente de proyecto

Lleva un programa de tareas de su área en Project o Excel de acuerdo a cómo lo desarrolle el gerente, marcarlo y controlarlo de manera semanal: qué pendientes tengo, qué se hizo, qué quedó pendiente, qué es urgente y qué es importante

Entrega de información oportunia al gerente de proyecto para la integración de estatus semanal

Solicita en tiempo y forma las facturas e ingresa a programación con relación al acuerdo comercial

Cumplimiento de Axiowellness (3 horas de ejercicio por semana, al menos 1 cita con nutriólogo y una con psicólogo durante el primer semestre del año) 1= no cumplido 3= cumplimiento al 100%
Cuenta con la certificación en la Metodología Axioma

Manejo de control presupuestal y contractual

Manejo y control de ordenes de cambio
Procesos de abastecimientos (concursos)
Realización de cierres administrativos eficaces Habilidades blandas
Aprendizaje permanente
Manejo de ambigüedad
Accountability
Enfoque al cliente
Cultiva la innovación
Genera confianza
Impulsa la colaboración
Inteligencia emocional
Desarrollo de equipos eficaces Conocimiento técnico
Metodología en Administración de proyectos
Trato con proveedores
Elaboración de reportes
Control documental
Conocimiento tecnológico
Manejo de ERP´s
Excel avanzado Requerimientos
Valores: Organización
Manejo de ambigüedad
Enfoque al cliente
Trabajo en equipo

Nivel académico: Licenciatura
Disponibilidad para viajar: No
Cambio de residencia: No
Inglés: No

Otros requisitos:
Maestría en Dirección, Administración de proyectos o afín (deseable)