Operations Assistant

Brindar soporte administrativo y operativo de tipo “back office” a los clientes internos, ofreciendo apoyo diario en las funciones administrativas y operativas de la oficina. El objetivo principal es asumir tareas operativas, generalmente rutinarias y demandantes en tiempo, que no agregan valor directo al servicio prestado a los clientes, permitiendo así una mayor eficiencia en las actividades principales del negocio.

Responsabilidades principales:

• Escanear grandes volúmenes de documentos, garantizando que cada archivo digital sea una copia fiel del original. Aplicar criterios de calidad, utilizar la nomenclatura adecuada y almacenar los archivos en ubicaciones específicas para facilitar futuras consultas.
• Realizar fotocopias de documentos, principalmente en grandes volúmenes. Mantener una atención constante al detalle, altos estándares de calidad y garantizar la confidencialidad de la información manejada.
• Brindar apoyo en la preparación de documentos mediante encuadernado o pegado, especialmente aquellos que serán presentados a clientes. Este proceso requiere precisión, buena presentación y cuidado para asegurar un resultado profesional.
• Gestionar el archivo físico y digital de documentos y expedientes; atender solicitudes de archivos, recuperar documentos prestados y mantener un servicio eficiente y ordenado. Debe conocer el sistema general de archivo y aplicar medidas de seguridad para proteger la información.
• Garantizar que las áreas destinadas al resguardo de archivos cuenten con las medidas de seguridad necesarias para proteger su contenido. En caso de fallas o daños, informar oportunamente al Manager de Oficina.
• Ser responsable de la preparación de guías de envío para mensajería y paquetería (DHL, FedEx, entre otros), así como del registro detallado de los paquetes enviados y recibidos. Mantener los registros actualizados y asegurar la correcta entrega a los destinatarios.
• Registrar toda la correspondencia, mensajería y paquetería recibida en la oficina, independientemente del proveedor de mensajería, manteniendo registros de recepción y entrega al destinatario correspondiente.
• Ser responsable de la recepción de artículos de papelería, así como de su almacenamiento y distribución en las áreas correspondientes, garantizando disponibilidad y orden.
• Encargarse de la recepción, almacenamiento y distribución de suministros de cafetería en las áreas correspondientes, asegurando su disponibilidad y correcta organización.
• Actuar como enlace con proveedores de mantenimiento y servicios generales (control de plagas, sistemas de climatización/HVAC, mantenimiento de extintores, entre otros). Coordinar la atención de áreas específicas y reportar cualquier falla de equipos o necesidad de servicios de mantenimiento adicionales.

Habilidades técnicas y experiencia:

• Alta proactividad, organización, seguimiento y comunicación: Capacidad para realizar múltiples tareas de manera simultánea, manteniendo un enfoque ordenado y organizado. Habilidad para establecer prioridades, dar seguimiento continuo al avance y resultados obtenidos, y comunicarse de forma clara y oportuna con las diferentes líneas de reporte.

• Orientación a la excelencia en el servicio al cliente: Fuerte vocación de servicio, pasión por ayudar a los demás, excelentes habilidades de comunicación, capacidad de respuesta y disposición para trabajar en equipo.

• Perfil operativo: Persona orientada a la actividad operativa constante, que disfruta trabajar en equipo para contribuir al logro de objetivos y presta especial atención a los detalles de los servicios prestados.

• Disciplina, honestidad y transparencia: Cumple naturalmente con normas y procedimientos, mantiene el orden en las áreas bajo su responsabilidad y comunica de manera clara cualquier incidencia o contingencia relacionada con su trabajo.

• Tecnología: Conocimientos generales de informática y manejo de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, entre otras).

• Equipos de oficina: Capacidad para operar equipos de oficina de uso general, tales como impresoras multifunción para impresión, fotocopiado y escaneo de documentos, así como encuadernadoras y otros equipos relacionados.